Biznesa etiķetei internetā savi noteikumi

Cilvēki aizvien biežāk kontaktējas nevis aci pret aci, bet internetā – gan ar elektroniskā pasta vēstuļu, gan videokonferenču un citu iespēju starpniecību. Krievijas interneta portālā rb.ru padomus par to, kā pareizi izturēties, sazinoties interneta vidē, sniedz biznesa trenere Kellija Edžersa. “Ja jūs ievērosiet šos noteikumus, garantēju, ka jums nodrošināta jauka cilvēka reputācija, kas palīdzēs ne tikai nostiprināt vecos kontaktus, bet arī veidot jaunus,” uzsver eksperte.

1. Atstājiet labu pirmo iespaidu
Pirmo iespaidu iespējams atstāt tikai vienu reizi – šis universālais likums attiecas arī uz saziņu internetā, turklāt likums ir spēkā arī tajos gadījumos, kad jau esat pazīstams ar adresātu. Tādēļ pacentieties katra sakaru seansa sākumā pieklājīgi un labvēlīgi sasveicināties un stādīties priekšā. “Sazināšanās ar elektroniskā pasta starpniecību tāpat kā jebkurš cits rakstisks sazināšanās veids, izmantojot internetu, diemžēl ir viens no vēsākajiem sakaru veidiem. Tāpēc pacentieties oficiālo toni papildināt ar nelielu devu cilvēciskā siltuma. Piemēram, novēliet labu rītu oficiālā sveicināti vietā, pieturzīmju lietojumā izmantojiet ne tikai punktus, bet arī izsaukuma zīmes. Atcerieties, ka cilvēku pieņemts uzrunāt vārdā un vēstule bez adresāta pieminēšanas izskatās ļoti sausa. Ja runa ir par videokonferencēm, neaizmirstiet pirms to sākšanās paraudzīties spogulī un parūpēties par savu ārējo izskatu,” iesaka K. Edžersa.

2. Nepārslogojiet cilvēkus
Ja jūs lūdz pastāstīt par sevi, nevajadzētu izplūst garos tekstos, ja lūdz izskaidrot radušos problēmu – esiet lakonisks. Ja skaidrojat garāk, jums jābūt pārliecinātam, ka adresātam patiešām jāzina visas uzskaitītās detaļas, jo bez tām viņš nespēs pareizi uztvert problēmas būtību. Tas attiecas gan uz vēstulēm, gan videosanāksmēm. “Atklāšu jums noslēpumu – lielākā daļa personāldaļu speciālistu jūsu CV lasa no beigām, no pēdējās darbavietas. Tieši tāpat jārīkojas arī jums – jāstāsta tikai par pēdējiem notikumiem dzīvē (ja jautājums ir par to) vai par aktuālo situāciju konkrētas problēmas risināšanā. Nepieciešams jau iepriekš definēt sava vēstījuma pamatdomu un censties iekļauties nelielā apjomā – vienā vai vairākos teikumos. Atcerieties, ka jūs sazināties nevis draugu lokā, bet ar biznesa partneriem, cieniet savu sarunu biedru laiku,” uzskata eksperte.

3. Aiztaupiet žēlošanos
No jums vienmēr sagaida pozitīvu noskaņojumu, tādēļ gan iepazīstoties, gan atjaunojot senas pazīšanās, ieteicams paust optimismu. “Kad rit dialogs kāda projekta apspriešanas stadijā (runa var būt gan par konkrēta uzdevuma risināšanu, gan jūsu mēģinājumu iegūt darbu jaunā kompānijā), ir svarīga katra detaļa – arī tas, kādu iespaidu jūs atstājat pēc saziņas. Ir cilvēki, kas uzlādē savus sarunu biedrus ar enerģiju, un jums ir jācenšas būt tieši tādam. Bet žēlošanās vispār ir sliktais tonis. Pat ja jūs ar kādu adresātu uzturat draudzīgas attiecības, sūdzēšanās par priekšnieku, kolēģi vai dzīvesbiedru būs liela kļūda. Mūsdienās pieņemts kritizēt tikai laika apstākļus un sastrēgumus,” norāda K. Edžersa.

4. Iemācieties ieklausīties
Atgādinot, ka ne jau velti cilvēkam ir divas ausis un tikai viena mute, K. Edžersa uzsver, ka ļoti svarīgi ir iemācīties ieklausīties cilvēku sacītajā. “Centieties klausīties semināros, mācieties lasīt vēstules. Tas, ka ļaujat sarunu biedram izteikties pirmajam, ir jūsu priekšrocība – uzklausot viņu, jūs sapratīsiet, kādas sarunu tēmas ir piemērotākās, no kāda rakursa sākt apspriest svarīgākās problēmas, bet kādus tematus nevajadzētu pieminēt,” iesaka speciāliste.

5. Nepārspīlējiet
Ir liela atšķirība starp pozitīvu noskaņojumu un neveikliem mēģinājumiem censties izdabāt. Nav nekādas jēgas turpināt tādus bezjēdzīgus dialogus kā “Paldies! – Nē, jums paldies! – Nu, ko jūs, man nebija grūti! – Bet vienalga jūs man ļoti izpalīdzējāt…”. Anekdošu un smieklīgu internetā klejojošu videomateriālu pārsūtīšana vispār ir atsevišķas sarunas vērta. Paretam (pāris reižu nedēļā, ne vairāk) tādus var pārsūtīt kolēģim, ar kuru esat draudzīgās attiecībās, taču, ja pārspīlēsiet, viņam radīsies pilnīgi pamatots iespaids, ka neesat pietiekami noslogots.

6. Trenējiet atmiņu
Saglabājiet svarīgākās vēstules, veidojiet piezīmes, aprakstot svarīgākos uzdevumus. Ir augstākajā mērā neprofesionāli aizmirst ko svarīgu, atkal atsākot diskusijas par jautājumu, kas reiz jau izrunāts. Savā kalendārā atzīmējiet kolēģu un biznesa partneru dzimšanas dienas, apsveiciet jubilārus.

7. Ievērojiet termiņus
Ja esat apsolījis, ka atbildi sniegsiet līdz pulksten 14.00, vēlākais, 13.59 tai jābūt uzrakstītai un nosūtītai. Termiņu ievērošana nav viegla, taču punktualitāte tiek augsti vērtēta. Ja jūtat, ka tiešām nepaspēsiet ko izdarīt laikā, brīdiniet par to adresātu, atvainojieties un informējiet, kad gaidīt solīto informāciju.

Pilna raksta versija šeit.

LASI VISUS ĀRZEMJU PRESES RAKSTUS